In einem Unternehmen sollte jeder wissen, was von ihm erwartet wird und welche Entscheidungsbefugnisse er besitzt.

Zum Beispiel:

• Eindeutige Weisungsbefugnisse/Verantwortungsbereiche (keine Überschneidungen), Pflichtenübertragung

• Stellvertreterregelung

• Stellen-/Funktionsbeschreibungen

• Arbeitsanweisungen

• Verfahrensanweisungen

• Organigramm

Es bedarf einer klaren Beschreibung und Festlegung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen zu jeder Position und Stelle im Unternehmen. Dies kann direkt in der Stellenbeschreibung oder auch in entsprechenden Arbeitsanweisungen dokumentiert werden.

Zusätzlich sollte klar und eindeutig festgelegt werden, wer welche Form von
Weisungsbefugnissen besitzt. Dabei ist darauf zu achten, dass es keinerlei Überschneidungen gibt. Dies kann bereits in Stellenausschreibungen oder Arbeitsanweisungen festgehalten werden. Möglicherweise ist dies auch durch ein entsprechendes Organigramm dokumentierbar.

Die hierfür entscheidenden Faktoren sind jedoch klar definierte Tätigkeitsspielräume und die Selbstverantwortung der Beschäftigten, damit jeder weiß, was von ihm erwartet wird und welche Entscheidungskompetenzen er besitzt. Durch eine transparente Aufgabenverteilung weiß jeder Mitarbeiter, was in seinem Aufgabenbereich liegt und was nicht. Dadurch werden auch Stellvertreterregelungen und Nachfolgeregelungen vereinfacht und nachvollziehbar.

Der Unternehmer sollte kritisch betrachten, welche Sachverhalte verbindlich zu regeln sind oder was situationsbezogen und flexibel gehandhabt werden kann.

Zum Beispiel:

• Regelungen nur dort, wo sie aus Qualitäts-, Effizienz- oder Sicherheitsgründen erforderlich sind

• Regelungen, die den Mitarbeitern entsprechend ihrer Qualifikationen Freiräume ermöglichen

• Auf den Einzelnen und die jeweilige Situation angepasste Mitarbeiterführung

• Eingehen auf „spontane“ Kundenwünsche

Eine optimale Organisation der Arbeitsabläufe zeichnet sich sowohl durch Kunden- als auch Mitarbeiterorientierung aus. Die Orientierung an den Bedürfnissen der Mitarbeiter und die Einbeziehung ihrer außerberuflichen Verpflichtungen setzen eine rechtzeitige Planung und eine gleichmäßige Verteilung der Arbeit voraus. Geeignete Informationsmittel und feste
Besprechungstermine erleichtern die Möglichkeit, Aufgaben bei Bedarf an Kollegen abzugeben. Weniger Stress für die Mitarbeiter und eine höhere Qualität ihrer Arbeitsleistungen sind die Resultate.

Sicherlich sind Regelungen in vielen Bereichen des Unternehmens notwendig und erforderlich, aber zu viele Regelungen hemmen letztlich den Arbeitsfluss jedes einzelnen Mitarbeiters.

Ziel sollte es daher sein, Regelungen nur dort einzusetzen, wo sie aus Qualitäts-, Effizienz oder auch aus Sicherheitsgründen erforderlich sind. Darüber hinaus sollte den Mitarbeitern ein gewisser Freiraum ermöglicht werden, entsprechend ihrer Qualifikation bestimmte Dinge frei entscheiden zu können.

Zusätzlich sollte ein solcher Freiraum für die leitenden Mitarbeiter gelten. Jeder leitende Mitarbeiter hat seinen eigenen Führungsstil und seine ganz eigene Art, mit Mitarbeitern umzugehen und diese zu führen. Zu starre Vorschriften verhindern hier die Entfaltung des einzelnen Mitarbeiters und tragen auch nicht zur Zufriedenheit des Mitarbeiters und somit in der Regel auch der Kunden bei.

Darüber hinaus kann durch ein gezieltes Zeitmanagement der Einsatz der Arbeitskraft effektiver gestaltet werden. Damit ist das systematische und disziplinierte Planen der Arbeit und Freizeit gemeint. Zweck des Zeitmanagements ist es, mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Beruf und im Privatleben zu haben und damit das Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben in ein ausgewogenes Verhältnis zu bringen. Durch eine tägliche systematische
Zeitplanung kann erstaunlich viel Zeit gewonnen werden.

Die Beschäftigten sollten alle Informationen haben, die sie für ihre Arbeitsaufgabe benötigen. Es ist klar geregelt, wer wen, wie, informiert.

Zum Beispiel:

• Informationen und Materialien zur Erfüllung der Arbeitsaufgaben sind jedem zugänglich

• Regelmäßige Mitarbeiterbesprechungen

• Erfahrungsaustausch

• Unterweisungen/Betriebsanweisungen

• Spezielle Einweisung bei neuen Arbeitsaufgaben und beim Einsatz neuer Arbeitsmittel/-stoffe

Für einen geregelten Arbeitsablauf ist es unerlässlich, dass jeder Mitarbeiter darüber informiert sein muss, wo er an welche Informationen herankommen kann, die für seinen Arbeitsablauf relevant erscheinen. Regelmäßige „Befragungen“ der Mitarbeiter durch z.B. die direkten Vorgesetzten können hier Schwachstellen aufdecken, welche es schnellstmöglich zu schließen gilt. Darüber hinaus hilft es, die Kommunikationswege zu definieren und jedem Mitarbeiter mitzuteilen. Geeignete Informationsmittel und feste Besprechungstermine erleichtern die Möglichkeit, Aufgaben bei Bedarf an Kollegen abzugeben. Weniger Stress für die Mitarbeiter und eine höhere Qualität ihrer Arbeitsleistungen sind oftmals die Resultate.

Beim Austausch von Informationen sind auch regelmäßige Besprechungen hilfreich. Diese sollten so organisiert werden, dass jeder Mitarbeiter die Möglichkeit hat, daran teilzunehmen. Zusätzlich sollte ein Erfahrungsaustausch initiiert werden, was beispielsweise bereits dadurch geschehen kann, dass jeder Mitarbeiter gebeten wird, interessante Erfahrungen bei der Arbeit festzuhalten, damit andere davon lernen können und im Idealfall Fehler möglichst nur einmal gemacht werden.

Alle Arbeitsplätze sollten so geplant und gestaltet sein, dass die Beschäftigten sich wohlfühlen und reibungslos und produktiv arbeiten können.

Zum Beispiel:

• Softwareergonomie

• Raumklima, Beleuchtung, Lärm

• Sanitäreinrichtungen

• Umkleideräume

• Pausenräume/-bereiche

• Kommunikationsmöglichkeiten

Die Einrichtung und Gestaltung des Arbeitsplatzes spielen für die Organisation im Betrieb eine sehr wichtige Rolle. Hierzu gehört insbesondere eine umfassende Kenntnis der Grundsätze professioneller Arbeitsplatzergonomie, um zu wissen, worauf es ankommt und wie es besser wäre.

In diesem Zusammenhang werden Fragen u.a. zu Platzbedarf, Raumklima, Beleuchtung, Lärmschutz, Belüftung und Ergonomie geklärt. Bei besonderen Arbeitsplätzen wie bspw. Montagearbeitsplätzen gibt es zudem weitere Anforderungen an den Arbeitsplatz. Hierzu bieten häufig die Berufsgenossenschaften entsprechende Beratungen an.

Bei der Planung der Arbeitsplätze sollten auch sanitäre Einrichtungen, Umkleideräume, Pausenräume/ -bereiche und Kommunikationsmöglichkeiten für die Beschäftigten vorgesehen werden.

Letztlich spielen aber auch hier die Mitarbeiter und ihre Bedürfnisse eine entscheidende Rolle. Eine Einbeziehung der Mitarbeiter in den Gestaltungsprozess ist auch hierbei unerlässlich.

Um störungsfrei im Unternehmen arbeiten zu können, werden geeignete, sichere und funktionsfähige Arbeitsmittel eingesetzt.

Zum Beispiel:

• Nur geprüfte Arbeitsmittel

• Prüfer und Prüffristen festlegen

• Intervalle für Instandhaltung und Wartung einplanen und in den laufenden Betrieb integrieren

In einem Unternehmen ist es unerlässlich, nur mit geprüften Arbeitsmitteln zu arbeiten. Dies ermöglicht einen reibungslosen Ablauf aller Prozesse und stellt sicher, dass die Arbeitsmittel auf die Bedürfnisse der Unternehmung abgestimmt sind. Gleichzeitig ermöglicht dies eine Absicherung des Unternehmens bei eventuellen Haftungsansprüchen.

Hierzu bedarf es einer regelmäßigen Kontrolle der Arbeitsmittel. Aus diesem Grund sollten für einzelne Bereiche oder ggf. für das gesamte Unternehmen Prüfer und vor allem Prüffristen festgelegt werden. Diese Prüfungen sollten zwar so häufig wie möglich stattfinden, aber gleichzeitig die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit beachten. Die Häufigkeit dieser Prüfungen ist abhängig von den eingesetzten Arbeitsmitteln.

Ein Unternehmen muss auf eventuelle Notfälle vorbereitet sein und die Beschäftigten regelmäßig trainieren, damit sie wissen, wie sie sich in diesen Situationen zu verhalten haben.

Zum Beispiel:

• Erste Hilfe (Material, Kennzeichnung)

• Ersthelfer

• Brand- und Explosionsschutz

• Notfall- und Rettungsplan

• Regelung und Information zum Verhalten bei Unfällen

• Schulung und Training

• IT-Sicherheit

• Maßnahmenplan bei gehäuftem Auftreten von Krankheiten

Eine gute Vorbereitung auf Unfälle wie z.B. Brände ist unerlässlich. Hierzu gehört u.a. die Zurverfügungstellung einer ausreichenden Zahl an Feuerlöschern oder anderer Löscheinrichtungen. Generell ist empfehlenswert, einen oder mehrere Mitarbeiter speziell im Umgang mit Notfällen schulen zu lassen.

In Bezug auf Notfälle kann aber auch von IT-„Notfällen“ die Rede sein. Aufgrund der direkten Verbindung mit dem Internet besteht heutzutage immer ein gewisses Risiko, so dass auch hier eine gute Vorbereitung gegen „Angriffe von außen“ erfolgen sollte. Dies kann zum Beispiel durch Installation geeigneter Softwareprogramme geschehen, welche den Anforderungen des Unternehmens jedoch entsprechen sollten.

Zuletzt sollten Maßnahmenpläne entwickelt werden, welche ggf. bei gehäuftem Auftreten von Krankheiten umgesetzt werden können. Eine solche Entwicklung sollte jedoch immer in Kooperation mit einer Fachkraft für Arbeitssicherheit und ggf. auch mit einem Betriebsarzt durchgeführt werden.