Der Erhalt der Liquidität ist für ein Unternehmen wichtig. Dafür ist es für Sie als Inhaber oder Geschäftsführer unerlässlich, die Liquidität systematisch und kontinuierlich mit Hilfe eines Liquiditätsplans zu überwachen. In diesem Liquiditätsplan sind alle gegenwärtigen und künftigen Ein- und Auszahlungen zu erfassen.

Die Auszahlungen sind grundsätzlich aus der Buchhaltung ableitbar, denn viele
Auszahlungen wiederholen sich monatlich in gleicher Höhe. Bei kleineren Unternehmen ergeben diese sich vor allem aus der BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung). Darüber hinaus gibt es auch Sonderauszahlungen wie Steuernachzahlungen, die ebenfalls zu  berücksichtigen sind.

Die Einzahlungen ergeben sich im Wesentlichen aus den geplanten Umsätzen. Daten hierzu gibt es aus dem Verkauf. Ändern sich die Verkaufszahlungen der Produkte und deren Zusammensetzung, kann vereinfacht von gleich hohen Umsätzen ausgegangen werden. Hinsichtlich der Forderungen ist abzuschätzen, wie lange es tatsächlich dauert, bis die Kunden zahlen.

Aus dem Saldo von Ein- und Auszahlungen ergibt sich entweder eine
Liquiditätsüberdeckung oder -unterdeckung. Insbesondere bei einer Unterdeckung sind Gegenmaßnahmen zu ergreifen, wie etwa das Anmahnen von Rechnungen oder die Aufnahme von Bankkrediten.

Das Festlegen von Zahlungsmodalitäten ist für jedes Unternehmen wichtig, da auf diese Weise eine Planungsbasis für die Liquidität geschaffen wird. Das Formulieren und Überprüfen von Zahlungsbedingungen stellt die Voraussetzung für einen funktionierenden Liquiditätsplan dar.

Um zu eindeutigen Zahlungsbedingungen zu kommen, sollten zunächst die Ausgangsrechnungen und ggf. die Allgemeinen Geschäftsbedingungen überprüft werden. Entsprechen die dort festgelegten Zahlungsfristen den Vorstellungen des Mandanten? Gibt es Sicherungsabreden zur Sicherung der Forderung in einem Vertragswerk? Bei Unsicherheiten bezüglich der rechtlichen Ausgestaltung sollte juristischer Beistand hinzugezogen werden. Eventuell notwendige Änderungen sollten vorgenommen und anschließend auch die Beschäftigten darüber informiert werden.

Damit ein Eingang der Zahlungen tatsächlich sichergestellt ist, sind die Zahlungseingänge regelmäßig zu überprüfen und ein Mahnverfahren einzuführen. Durch das Verwenden von Mustermahnbriefen kann sichergestellt werden, dass bei der Formulierung dieser Briefe keine Fehler gemacht werden, die bei einer juristischen Auseinandersetzung zur Benachteiligung führen könnten.

Zudem sollten alle abgeschlossenen Verträge mit Lieferanten ebenfalls auf die Zahlungsfristen überprüft werden. Falls Zahlungsbedingungen zu Benachteiligungen führen, empfiehlt es sich, das Gespräch mit dem potenziellen Vertragspartner zu suchen und Änderungen zu erwirken. Sollte das nicht möglich sein, muss überlegt werden, ob das damit verbundene Risiko noch tragbar ist oder ob es andere Anbieter gibt.

Im Rahmen der Liquiditätsplanung ist zu bedenken, dass eine Liquiditätsreserve zu berücksichtigen ist bzw. dass die Liquidität so angelegt ist, dass auf diese jederzeit zurückgegriffen werden kann. Die Höhe der Liquiditätsreserve sollte sich nach der Größe des  Unternehmens und nach dessen Risiken richten. Je größer die Risiken, desto größer sollte die Liquiditätsreserve sein. Auch der professionellste Umgang mit Risiken wird nicht verhindern können, dass Risiken mal schlagend werden und die diesbezüglichen Schäden mit Geld auszugleichen sind.

Um jedoch die Risiken planbar zu machen, ist es unerlässlich, diese systematisch zu identifizieren, zu analysieren und zu bewerten. Dafür sollten alle Risikobereiche eines Unternehmens durchlaufen werden, um tatsächlich alle Risiken erfassen zu können (dafür können Checklisten hilfreich sein). Als nächstes sollten die Risiken bewertet werden, dafür ist das Schadensausmaß und die Schadenshäufigkeit zu berücksichtigen. In Abhängigkeit von der Bewertung ist zu überlegen, welche Risiken  durch eine Versicherung  abzudecken oder welche auszuschließen sind (z. B. durch Aufgabe bestimmter Tätigkeiten), welche zu reduzieren sind (durch Schutzmaßnahmen) und welche bewusst eingegangen werden sollten (Risiken im Kerngeschäft).

Bei diesem Prozess ist darauf zu achten, dass er regelmäßig wiederholt wird, um ggf. neue oder Veränderungen in Risiken erkennen zu können.

Die Sicherung der Forderung ist eine bedeutsame Aufgabe für ein Unternehmen. Falls Kunden nicht oder nicht rechtzeitig zahlen, kann das ein Unternehmen in finanzielle Schwierigkeiten bringen. Mit folgenden Maßnahmen können Forderungen bzw. der Zahlungseingang gesichert werden:

Keine Arbeit beginnen, bevor eine schriftliche Auftragsbestätigung des Kunden vorliegt. Die Auftragsbestätigung belegt, dass ein Vertrag abgeschlossen wurde und bei Erbringung der Leistung ein Anspruch auf Bezahlung besteht.

Nach erbrachter Leistung unverzüglich eine Rechnung schreiben.

Regelmäßig den Zahlungseingang mit Hilfe einer Offenen-Posten-Liste überprüfen.

Ein straffes Mahnverfahren einführen. Dafür sind verschiedene Mahnstufen zu definieren und diesbezügliche rechtssichere Mahnbriefe zu versenden. Falls Kunden auch nach mehrmaliger Mahnung nicht zahlen, einen Rechtsanwalt oder  eine Factoringgesellschaft einschalten.

Überprüfung der Kreditwürdigkeit (Bonität) eines Kunden. Auskünfte gibt es bei Kreditauskunfteien (creditreform, Bürgel). Wenn man sich unsicher ist oder es sich um einen Neukunden handelt, sollte eine Anzahlung gefordert werden.

Eine Forderung sollte durch einen verlängerten Eigentumsvorbehalt abgesichert werden, der in einem Vertrag oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen vereinbart wurde.