Sinnvolle Beschaffung zahlt sich aus

(Wenn im Rahmen der folgenden Ausführungen der Begriff Beschaffung verwendet wird,  bezieht sich dieser immer auf die Beschaffung von Sachgütern oder Dienstleistungen, die Personal- und Kapitalbeschaffung sind nicht Gegenstand der Betrachtung) Die Beschaffung im Unternehmen beeinflusst maßgeblich dessen Wirtschaftlichkeit. Eine gut organisierte Beschaffung stellt sicher, dass die benötigten Güter und Leistungen jederzeit verfügbar sind und zu möglichst günstigen Konditionen erworben werden können; dabei werden Kapitalbindungskosten und Lagerkosten mit in das Kalkül gezogen. Die alleinige Beschränkung auf den Aspekt der Wirtschaftlichkeit bei Beschaffungsentscheidungen ist jedoch zu kurz gegriffen. Häufig sind weitere Gesichtspunkte zu berücksichtigen, von denen allerdings wiederum ein indirekter Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit bestehen kann; diese können bspw. technischer, qualitativer, sozialer und ökologischer Natur sein:

  • Wie flexibel sind die erworbenen Güter/Arbeitsmittel im Unternehmen einsetzbar? Kann ich diese bspw. für verschiedene Produktionsprozesse/Anwendungen nutzen? (technische Sichtweise)
  • Welche Qualität benötige ich, um die Ausschussmenge zu minimieren? Welche Qualität benötige ich, um die meinem Kunden zugesicherte Qualität zu gewährleisten? (qualitative Sichtweise)
  • Unter welchen Bedingungen werden die zu beschaffenden Güter/Leistungen erstellt; können diese akzeptiert werden? (soziale Sichtweise)
  • Produziert der Zulieferer umwelt- und ressourcenschonend? (ökologische Sichtweise)

Bei der Berücksichtigung dieser unterschiedlichen Aspekte können auf den ersten Blick Zielkonflikte auftreten: Eine höhere Qualität bei den eingekauften Gütern und Dienstleistungen ist  bspw. mit höheren Einkaufspreisen verbunden, welche sich negativ auf die Wirtschaftlichkeit auswirken. Auf den zweiten Blick kann sich dies jedoch relativieren: Wird über die höhere Qualität der Ausschuss reduziert und/oder die Kundenzufriedenheit mit den eigenen Produkten gesteigert, kann sich dies wiederum positiv auf die Wirtschaftlichkeit auswirken. Entscheidend ist es demnach, sich im Rahmen einer gut organisierten Beschaffung sorgsam mit den eigenen Anforderungen und möglichen Zielkonflikten zu beschäftigen, sich die Auswirkungen bewusst zu machen und auf dieser Basis fundierte Beschaffungsentscheidungen zu fällen. Um dies zu erreichen, ist es unabdingbar, dass die in der Beschaffung eingesetzten Mitarbeiter über entsprechende Qualifikationen verfügen und sich kontinuierlich weiterbilden.

In knapper Form lassen sich die Ziele der Beschaffung wie folgt ausdrücken:

Ziel der Beschaffung ist die Versorgung der Bedarfsträger mit

  • den richtigen Gütern und Dienstleistungen
  • in der richtigen Art, Menge und Qualität
  • zur richtigen Zeit
  • am richtigen Ort
  • zu möglichst geringen Kosten
  • unter Berücksichtigung von Mitarbeiterinteressen und Umweltbelangen.

10.1 Kriterien

10.1 Kriterien

Nur selten ist das billigste Angebot auch das wirtschaftlichste. Die Qualität der Ware wird mit konkurrierenden Produkten verglichen. Dabei stehen die Leistungsfähigkeit und die Lebensdauer des Produktes im Fokus der Beurteilung. Der konsumierende oder produzierende Kunde darf keine mindere Qualität erhalten. Auch die Höhe des Ausschusses bei der Produktion ist ein maßgebliches Kriterium bei der Bewertung.

Die Gesundheit der Beschäftigten ist sehr wichtig. Viele Produkte entwickeln bei der Herstellung giftige Stoffe oder werden bei starker Abnutzung gesundheitsgefährdend. Dies gilt es zu berücksichtigen. Die Beschäftigten benötigen eine sichere Arbeitskleidung. Ggfs. gibt es aber auch Substitute auf dem Markt, die beispielsweise bei starker Abnutzung keine gesundheitsschädlichen Stoffe freigeben.

Bei der Beschaffung sollte auf Nachhaltigkeit der Produkte geachtet werden. Dabei sind Unternehmen zu bevorzugen, die sich für die Nachhaltigkeit ihrer Roh- und Hilfsstoffe engagieren. Beim Einkauf sollten der Folgeaufwand und die damit verbundenen Kosten immer in ein Verhältnis gesetzt werden. Dies ist insbesondere bei der Anschaffung von minderwertigen, günstigen Waren zu beachten. Ein hoher Ausschuss bei der Produktion oder auch Reklamationen von verärgerten Kunden rechtfertigen keinen billigen Einkauf. Dies gefährdet die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens. Darüber hinaus könnten bei der Beschaffung regionale Anbieter bevorzugt werden, da Lieferzeiten und Transportwege geringer sind. Gleichzeitig wird dadurch die regionale Wirtschaft gefördert.

Die Mitarbeiter sind bei der Arbeit zu schützen. Dabei wird auf anerkannte Qualitätssiegel geachtet, um die Mitarbeiter nach den höchsten Sicherheitsvorgaben zu schützen. Anerkannte Qualitätssiegel sind beispielsweise GS, DGUV Test-, das VDE-Zeichen. Bei der Beschaffung von Produkten wird regelmäßig geprüft, ob der Lieferant die Roh-/Hilfsstoffe ausgetauscht hat und dies auch kenntlich gemacht hat.

10.2 Spezifikationen

10.2 Spezifikationen

Nur selten ist das günstigste Angebot auch das wirtschaftlichste. Dies kann man beispielsweise erkennen, wenn die Qualität der Ware mit konkurrierenden Produkten verglichen wird. Dabei stehen die Leistungsfähigkeit und die Lebensdauer des Produktes im Fokus der Beurteilung. Auch die Höhe des Ausschusses bei der Produktion ist ein maßgebliches Kriterium bei der Bewertung.

Es wird die Sicherheit bei der Produktion oder auch beim Kunden gewährleistet. Die Gesundheit der Beschäftigten ist sehr wichtig. Viele Produkte entwickeln bei der Herstellung giftige Stoffe oder werden bei starker Abnutzung gesundheitsgefährdend. Die Beschäftigten benötigen eine sichere Arbeitskleidung. Ggfs. gibt es aber auch Substitute auf dem Markt, die beispielsweise bei starker Abnutzung keine gesundheitsschädlichen Stoffe freigeben.

Die Beschaffung achtet auf Nachhaltigkeit bei den Produkten. Dabei sollte das Unternehmen bevorzugt werden, das sich für die Nachhaltigkeit ihrer Roh- und Hilfsstoffe engagiert.

Den Beschäftigten sollten regelmäßig Weiterbildungsmaßnahmen angeboten werden, die über die neuesten Entwicklungen im Markt informieren. Zusätzlich steht die interne Schulung im Mittelpunkt, damit die Beschäftigten immer die neuesten Veränderungen im Bereich der Herstellung oder Dienstleistung kennen.

Der Besuch von nationalen und internationalen Messen sowie die systematische Marktbeobachtung und Internetrecherche gehört zur Kernkompetenz der Beschäftigten und sollte regelmäßig durchgeführt werden.

10.3 Lieferanten und Subunternehmer

10.3 Lieferanten und Subunternehmer

Nur selten ist das günstigste Angebot auch das wirtschaftlichste. Hierbei sollte die Qualität der Ware mit konkurrierenden Produkten verglichen werden. Dabei stehen die Leistungsfähigkeit und die Lebensdauer des Produktes im Fokus bei der Beurteilung. Auch die Höhe des Ausschusses bei der Produktion ist ein maßgebliches Kriterium bei der Bewertung.

Lieferanten, Subunternehmer und Zeitarbeitsfirmen sollten die Sicherheit bei der Produktion und beim Kunden gewährleisten. Es wird beispielsweise geprüft, ob das Produkt auch feuerbeständig ist oder ob es nicht noch bessere Produkte auf dem Markt gibt.

Die Gesundheit der Beschäftigten ist sehr wichtig. Viele Produkte entwickeln bei der Herstellung giftige Stoffe oder werden bei starker Abnutzung gesundheitsgefährdend. Es sollten daher nur Unternehmen gewählt werden, die den Gesundheitsschutz einhalten und möglichst keine gesundheitsgefährdenden Stoffe verarbeiten. Ggfs. existieren Substitute auf dem Markt, die beispielsweise bei starker Abnutzung keine gesundheitsschädlichen Stoffe freigeben.

Bei der Auswahl der Unternehmen hilft es darauf zu achten, ob Lieferanten, Subunternehmer und Zeitarbeitsfirmen bereits von anerkannten Stellen ausgezeichnet wurden oder ein Gütesiegel erhalten haben. Gleichzeitig sollten sie Kammern und Verbänden beigetreten sein. Es sollten nur Lieferanten und Subunternehmer beauftragt werden, die den Qualitätsanforderungen gerecht werden. Bei der Beurteilung hilft es, Befähigungen und Zulassungen der Subunternehmer, Lieferanten oder Zeitarbeitsfirmen anzufordern und deren Gültigkeit zu prüfen.

Die festgelegten Kriterien für die Beauftragung von Lieferanten und Subunternehmen wie zum Beispiel Eignungen, Referenzen, Erfahrungen, Qualifikationen, Arbeitsmittel, Termintreue, Zertifizierungen sollten dann auch eingehalten werden. Eine Veröffentlichung der Anforderung kann beispielsweise durch die Ausschreibung geschehen. Es sollte darüber hinaus sichergestellt werden, dass in den Verträgen mit den Lieferanten und Subunternehmern die Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen eindeutig festgelegt sind. Gleichzeitig sollten die Leistung, die Weisungsbefugnisse, die Unterweisungen, die Bereitstellung und die Qualität von Arbeitsmitteln und die persönliche Schutzausrüstung festgesetzt werden.

Ebenso sollten im Vorfeld der Preis und die Qualität der Leistung festgelegt werden. Die genauen Lieferzeiten werden abgesprochen.

Ergänzend sollten die Erfahrungen mit den Lieferanten und Subunternehmern gesammelt und in einer Lieferanten-/Subunternehmerdatei ausgewertet werden. Dies gilt sowohl für Erfahrungen der Kunden als auch der Beschäftigten. Dies ermöglicht eine gemeinsame Prüfung der Geschäftsbeziehung sowie die anschließende Eruierung von Verbesserungsvorschlägen.

10.4 Verträge

10.4 Verträge

In den Verträgen mit den Lieferanten, Subunternehmern und Zeitarbeitsfirmen werden eindeutige Qualitäts-, Sicherheits-, und Gesundheitsanforderungen festgesetzt.

Zum Beispiel:

  • Umfang und Qualität der Leistungen
  • Weisungsbefugnisse
  • Erforderliche Unterweisungen
  • Bereitstellung und Qualität von Arbeitsmitteln, Schutzausrüstungen und -mitteln

Nur selten ist das günstigste Angebot auch das wirtschaftlichste. Hierbei sollte die Qualität der Ware mit konkurrierenden Produkten verglichen werden. Dabei stehen die Leistungsfähigkeit und die Lebensdauer des Produktes im Fokus bei der Beurteilung. Auch die Höhe des Ausschusses bei der Produktion ist ein maßgebliches Kriterium bei der Bewertung.

Die in einer Ausschreibung festgelegten Kriterien für die Beauftragung von Lieferanten und Subunternehmen wie zum Beispiel Eignungen, Referenzen, Erfahrungen, Qualifikationen, Arbeitsmittel, Termintreue, Zertifizierungen sollten auch im Vertrag dokumentiert und somit eingehalten sein. Hierzu gehören auch eine Festsetzung der Weisungsbefugnisse, der Unterweisungen, der Bereitstellung und der Qualität von Arbeitsmitteln sowie der persönlichen Schutzausrüstung.

10.5 Gefährliche Stoffe

10.5 Gefährliche Stoffe

Bei der Beschaffung von Produkten, die gefährliche Stoffe enthalten, ist zu prüfen, ob Produktalternativen mit weniger gefährlichen Stoffen verwendet werden können. Es ist darauf zu achten, dass die Vielfalt und die Menge gefährlicher Stoffe möglichst gering gehalten werden.

Zum Beispiel durch:

  • Gezielte Nachfrage beim Fachhandel
  • Recherchen in Datenbanken
  • Für eine Aufgabe wird immer dasselbe Produkt verwendet
  • Nicht mehr benötigte Restbestände werden konsequent umweltgerecht entsorgt
  • Anfragen bei unserer Berufsgenossenschaft

Die Gesundheit der Beschäftigten ist sehr wichtig. Viele Produkte entwickeln bei der Herstellung giftige Stoffe oder werden bei starker Abnutzung gesundheitsgefährdend. Die Beschäftigten benötigen eine sichere Arbeitskleidung. Ggfs. gibt es aber auch Substitute auf dem Markt, die beispielsweise bei starker Abnutzung keine gesundheitsschädlichen Stoffe freigeben.

Bei der Beschaffung von Produkten mit gefährlichen Stoffen wird darauf geachtet, dass die Vielfalt und die Menge gefährlicher Stoffe möglichst gering gehalten werden.

Dies kann durch die gezielte Nachfrage im Fachhandel oder auch beim Lieferanten selbst in Erfahrung gebracht werden. Gleichzeitig sollte eine Recherche in speziellen Internetdatenbanken erfolgen, in denen regelmäßig Informationen hierzu veröffentlicht werden. Zusätzlich sollte darauf geachtet werden, dass keine Vermischungen mit anderen Produkten innerhalb des Betriebes entstehen, da die sich hieraus ergebenden Konsequenzen nicht abschätzbar sind. Nicht benötigte Restbestände werden konsequent umweltgerecht entsorgt und nachweislich dokumentiert, um im Einzelfall einen solchen Nachweis auch erbringen zu können. Bei Unklarheiten bietet sich immer zunächst eine Anfrage bei den Berufsgenossenschaften an, welche in diesem Zusammenhang zumeist direkt weiterhelfen können.

10.6 Erfahrungen beachten

10.6 Erfahrungen beachten

Um Erfahrungen mit den Lieferanten und Subunternehmern berücksichtigen zu können, sollten diese schriftlich gesammelt und in einer Lieferanten-/Subunternehmerdatei ausgewertet werden. Dies gilt sowohl für Erfahrungen der Kunden als auch der Beschäftigten. Dies ermöglicht eine gemeinsame Prüfung der Geschäftsbeziehung sowie die anschließende Eruierung von Verbesserungsvorschlägen.

Wenn es in der Vergangenheit Produkte, Arbeitsmittel und -stoffe gab, mit denen die Beschäftigten schlechte Erfahrungen gemacht haben, sollten diese konsequenterweise auch nicht wieder bestellt werden. Allerdings bedarf es auch hier der Notwendigkeit, dass diese Informationen gesammelt und im Unternehmen an die betreffenden Stellen verteilt werden. Eine klare Richtlinie, welche Informationen gesammelt und an wen verteilt werden sollen, hilft dabei jedem einzelnen Beschäftigten bei seiner täglichen Arbeit.

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